Balettia avoimessa työtilassa

Aloitan työt uudessa työpaikassa ja saavun ensimmäistä kertaa toimistolle. Kyseessä on avoin työtila, josta sermein erotetut työpisteet ovat kaikkien vapaassa käytössä. Työpisteitä ei voi varata, mutta osaan olettaa, että työpisteistä 90 % on kuitenkin varattuja.

Olen saanut vihiä, että paras paikka – se, jonne voi itse piilotua, mutta josta näkee tilan jokaiseen nurkkaan – on poikkeuksellisesti vapaa viikon, koska paikan haltija on työmatkalla. Saan oivallisen näköalapaikan työpisteiden “varausjärjestelmään” eli rutiininomaisiin liikkeisiin, jotka tilassa toteutuvat.

Ensimmäisenä pistän merkille tilaa eniten käyttäneiden saapumisen töihin: ulko-ovelta saakka määrätietoiset askeleet suoraan työpisteelle, laukun laskemisen pöydälle ja paluun ulko-oven läheisyyteen sijaitseville naulakoille. Reitti on niin tuttu, että työkaverini osaavat paikalleen huurustunein silmälasein tai puhelinta tuijottaen.

Vierailijat jättävät ulkovaatteensa naulakkoon. Tämän jälkeen he pysähtyvät tilan liepeille silmäilemään. Mikä pöydistä olisi sellainen, joka ei ole kenenkään? Askeleet viipyilevät, mutkittelevat. Katse etsii muiden katseita ikään kuin apua pyytäen: “Voisitko vihjata, jos olen menossa Pekan, Paulan tai Pirjon vakiopaikalle?

Yhden työpäivän aikana muodostan käsityksen tilan poluista. Koska työpisteet on ripoteltu tilaan varsin väljästi, niiden välillä ja vessaan tai kahvihuoneeseen pääsee pujottelemaan monia reittejä. Vain tietyt reitit ovat kuitenkin käytössä. Voisi olettaa, että valituksi on tullut aina lyhin reitti, mutta ei, polut syntyvät sinne, missä häiritsee muita vähiten. 

Piirrän mielessäni kartan työtilan työpisteistä ja näkymättömistä poluista ja voin päätellä, millä työpisteillä on vakituinen käyttäjänsä ja mitkä työpisteet ovat päivästä päivään vapaana. 

Kun paikkani vakioasukas saapuu työmatkaltaan, siirryn yhteen näistä vapaista työpisteistä. Päädyn “valtatien varrelle” eli takaani kuljetaan jatkuvasti. Parin viikon jälkeen huomaan askelten ottavan uusia suuntia. Ihmiset näyttävät muuttaneen vakituista reittiään, jotta eivät kävelisi aivan selkäni takaa. Olen muokannut toimistomme koreografiaa, tilan balettia. 

Tilan baletti ja muita kehon rutiineja

Arkkitehtuurin professori ja ympäristökäyttäytymisen tutkija David Seamon on kuvannut ihmisten kehojen liikettä tilassa kolmen käsitteen avulla. Näille liikkeille tyypillistä on toistuvuus ja rutiininomaisuus.

• Kehon rutiinit (body routines) kuvaa yhteennivoutuneita kehon liikesarjoja,  esimerkiksi ruokaa tehdessä tai lumen luonnissa.
• Ajan ja paikan ylittävät rutiinit (time-space routines) ovat tavaksi tulleita kehon liikkeitä, jotka ovat pitkäkestoisia ja joihin sisältyy siirtymistä paikasta toiseen, esimerkiksi nukkumaan menemisen rutiinit tai koiran ulkoilutus iltaisin.
• Tilan baletti (space ballet) muodostuu johonkin tiettyyn paikkaan liittyvistä, useiden ihmisten tuottamista rutiininomaisista kehon liikkeistä. Paikkaan liittyvät kehon liikkeet luovat omalta osaltaan paikan ilmapiiriä ja ainutlaatuisuutta, esimerkiksi puistoissa tai ostoskeskusten aukioilla.

Blogin alussa kuvattua toimintaa voi kutsua tilan baletiksi. Avoimen työtilan baletti on juuri tälle tilalle ominainen arjen koreografia, joka on syntynyt huoneen, sen kalusteiden ja toimijoiden välisestä suhteesta. 

Rutiinien syntymisen syitä

Yhteen huoneeseen vakiintunut koreografia voi kantaa jopa paikasta toiseen: Muistat varmaan yläkoulusta, miten tietyt oppilaat varasivat itselleen saman nurkan jokaisessa luokkahuoneessa? Tiimien vetäjille on tuttua, kuinka tiimin jäsenet löytävät kummasti oman tutun paikkansa kokoushuoneesta, oltiin missä huoneessa tahansa.

Liikkuminen meille tutuissa tiloissa tulee nopeasti niin mekaaniseksi ja automaattisiksi, että toimintaa on vaikea muuttaa. Edes uuden ihmisen tulo osaksi yhteisöä ei hetkauta tilan “tanssia”, sillä olemme äärimmäisen taitavia hahmottamaan uuden tilan toimintaa ja sopeuttamaan oman liikkeemme osaksi virtaa. 

Ilmiö on hellyttävän ymmärrettävä. Tilan baletti luo turvallisuuden tunnetta. Tutut liikeradat säästävät kognitiivisia resursseja, kun joka päivä ei tarvitse tehdä valintoja reiteistä eikä paikoista. Tilan baletti luo myös yhteenkuuluvaisuuden tunnetta “olen kuin kala vedessä – tiedän, miten täällä ollaan, kuulun tähän ryhmään” 

Milloin balettiin tarvitaan muutos?

Tilan baletti on ongelma silloin, kun toimimme mekaanisesti muiden tai omaa osallistumistamme rajoittavalla tavalla. Työyhteisö saattaa vuosia asettua tilaan kouluttautumaan tai kokoustamaan tavalla, joka estää sujuvaa kommunikointia. Jopa silloin, kun tiedostamme ongelman, saatamme toimia vastoin parempaa tietoa. Rutiininomaista ja pitkälle automatisoitunutta toimintaa on vaikea muuttaa. 

Jokainen meistä varmasti tunnistaa sen takapenkin hahmon, joka koko kehittämispäivän tuhahtelee ja kurottelee nähdäkseen puhujan ja diat muiden selkien takaa? Tai oletko kenties itse yrittänyt vetää ryhmätyöskentelyä, jossa ryhmän tärkeä toimija “piilottaa itsensä” työpöydän nurkkaan, jonne näkee vain vastapäätä asettunut henkilö? Näissä molemmissa esimerkeissä kommunikointia estää katseyhteyden puuttuminen, josta tulen kirjoittamaan blogissani vielä usein.

Millä tavalla tilan balettia voisi tarvittaessa muuttaa? 

Ensimmäinen tärkeä lähtökohta muutokselle on sen tiedostaminen, että rutiininomaiset liikkeet ovat syntyneet toimijoiden ja fyysisen tilan välisestä suhteesta. Huomion kiinnittäminen pelkästään toimijoihin tai esimerkiksi arkkitehtuuriin ja huonekaluihin ei ole riittävää, vaan molemmat tulee ottaa huomioon

Toinen tärkeä lähtökohta on tilan, kehojen liikkeen ja kommunikaation välisten suhteiden tiedostaminen. Jos esteetön näköyhteys on yhteisen toiminnan onnistumiselle tärkeää, tulisi tarkastella, mitä reittejä (ja miksi) ihmiset päätyvät istumaan paikkoihin, joissa näköyhteys ei toteudu. 

Rutiiniksi ja jopa työyhteisön kulttuuriksi muodostuneita reittejä ja paikan valintoja on vaikea muuttaa, mutta mahdotonta se ei ole. Kuten alun lyhyessä kuvauksessa tapahtui, työkaverit huomioivat uuden istujan, kulkureitti siirtyi muualle ja uusi työntekijä sai kaipaamansa työrauhan. 

Lähteet: 

Seamon, David. 2018. Life takes place. Phenomenology, Lifeworlds, and Place Making. New York: Routledge.

Tapio, Elina. 2018. Focal social actions through which space is configured and reconfigured when orienting to a Finnish Sign Language class. Linguistics and Education. 44, 69 – 79. doi.org/10.1016/ j.linged.2017.10.006